"Maintenir l'efficacité et l'expérience utilisateur" : Dominique Périlleux, FundsDLT

Dominique Périlleux, Chief Product Officer & HR Director chez FundsDLT, détaille les méthodes innovantes mises en place pour renforcer l'efficacité des ressources humaines. En s'appuyant sur une suite d'outils intégrés, FundsDLT rationalise ses processus RH pour favoriser l'engagement et la satisfaction des employés, tout en alignant ses opérations sur ses objectifs stratégiques.

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Quelles méthodes utilisez-vous pour mesurer et améliorer l'efficacité opérationnelle dans les RH ?

Dès notre lancement en mode start-up en 2020, nous avons dû bâtir une proposition de valeurs RH pragmatique centrée sur la mise en place de l’entité juridique, la gouvernance, les recrutements et l’obtention de nos licences réglementaires pour opérer. Notre approche de mesure repose sur cinq dimensions clés, toutes alignées avec notre ADN d’entreprise axée sur l’innovation technologique, l’optimisation des processus complexes, la collaboration, l’orientation client et le respect des valeurs humaines.

Tout d'abord, nous veillons à ce que la structure organisationnelle reste dans les limites budgétaires, assurant ainsi un contrôle strict des coûts, en privilégiant les rôles transversaux, sans avoir d’overhead.

Ensuite, nous mettons un point d’honneur à recruter les meilleurs talents, essentiels à notre succès dans un secteur en constante évolution. Notre connaissance du marché luxembourgeois, de ses avantages et de ses contraintes, des expertises dont nous avons besoin, nous permet de benchmarker nos besoins au mieux.

En termes d’efficacité, notre objectif est de gérer la croissance sans que les coûts RH ne deviennent prohibitifs. Cette préoccupation est essentielle au bon fonctionnement d’une start-up.

De plus, nous maintenons une vitesse d'exécution plus rapide que celle imposée par les contraintes corporate tout en minimisant les risques, assurant de la sorte une agilité et une réactivité maximales. Enfin, nous mesurons et améliorons continuellement le niveau d’engagement des employés. Les métiers que nous employons sont exigeants. Obtenir régulièrement le pouls de l’organisation permet de faire les ajustements nécessaires, en temps réel, basés sur les feedbacks, pour que nos employés restent au top et puissent délivrer les solutions extraordinaires que nos clients attendent.

Cette approche méthodique et analytique de la gestion RH nous permet de réaliser nos objectifs commerciaux tout en maîtrisant les contraintes de notre jeune âge.

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Ce cadre permet également d’établir des process pour favoriser l'amélioration continue de l'entreprise ?

Nos collaborateurs veulent éviter les contraintes administratives pour se concentrer sur leurs tâches principales, sans distractions, et nous les comprenons. En fournissant des processus RH solides, nous permettons aux employés de se sentir en sécurité et de se focaliser sur leur travail, ce qui accroît la productivité et la satisfaction au sein de l'entreprise. Cette approche est cohérente avec notre mission d'optimisation des processus métier dans le monde de la distribution des fonds.

En outre, les RH jouent un rôle crucial dans la gestion des talents et dans la mesure de la performance. En impulsant une dynamique positive dans ces domaines, nous encourageons l’entreprise à se questionner, à évoluer et à s’améliorer. Notre approche est fondée sur un modèle « self-served » qui responsabilise les managers dans le recrutement, l'onboarding des nouveaux engagés, la gestion et le développement des collaborateurs, renforçant ainsi l'engagement et l'autonomie. Cela reflète notre capacité à aligner nos pratiques sur nos valeurs de transparence, d’efficacité, de collaboration, de promotion de la diversité et de performance.

Notre objectif est de créer un environnement de travail où les employés peuvent exceller, en s'appuyant sur des processus RH efficaces qui soutiennent leur développement professionnel et personnel. En favorisant une culture de l'amélioration continue, nous contribuons à la croissance durable de l'entreprise et à la réalisation de nos objectifs stratégiques.

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Cela implique également la présence d’outils spécifiques pour optimiser les opérations RH ?‍

Nous adoptons une vision globale des opérations RH, allant bien au-delà de certains procédés techniques liés aux ressources humaines, comme celui des aspects contractuels ou de la gestion du temps. Notre SIRH, BambooHRTM, automatise et optimise les principaux workflows RH tels que le recrutement, l'onboarding, la gestion des données, la performance et l'engagement. Cette automatisation est essentielle pour maintenir l’efficacité et l’expérience utilisateur, deux grands piliers de notre proposition de valeur client.

En complément, nous utilisons des outils business qui enrichissent l'expérience employé, tels que des plateformes de gestion de projets (ClickUpTM), de formation (LitmosTM), et de gestion des connaissances (NotionTM, ZendeskTM). Ces outils intégrés créent un écosystème performant et cohérent. Nous explorons également l’utilisation de l’intelligence artificielle pour améliorer nos opérations, reflétant notre conviction que le déploiement de nouvelles technologies est le meilleur moyen de supprimer la pénibilité des opérations tout en capitalisant sur les forces humaines et intellectuelles de nos collaborateurs pour se focaliser sans latence sur la couche de valeur ajoutée.

De plus, nous intégrons des solutions avancées comme des plateformes de collaboration (Miro, Lucidchart) pour favoriser une communication fluide et une gestion efficace des projets. L'utilisation de ces outils nous permet de créer un environnement de travail collaboratif et innovant, où chaque employé peut contribuer de manière significative aux objectifs de l'entreprise. Nous continuons à explorer de nouvelles technologies, dans tous les domaines, pas seulement RH, et à adapter nos écosystèmes pour rester à la pointe de l'innovation et répondre aux besoins évolutifs de nos clients et de nos employés.

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Même avec ces outils en place, vous avez probablement rencontré des défis, notamment  opérationnels ?‍

Nos défis étaient ou sont principalement répartis en quatre grandes catégories.

D’abord, établir une organisation efficace dès le premier jour fût une véritable gageure. Avant l’incorporation officielle de l’entreprise en avril 2020, nos ressources étaient à fortiori limitées aux personnes ayant incubées l’idée de maintenir le registre du fond dans la blockchain, et il était difficile de convaincre les futurs collaborateurs avec des éléments suffisamment tangibles. Je me souviens avoir interviewé des candidats sans avoir moi-même de contrat de travail en bonne et due forme. Cependant, l’enthousiasme général était tel autour du projet FundsDLT que nous arrivions assez facilement à transcender les inquiétudes et à mobiliser les meilleures énergies.

Ensuite, au début, les outils et les automatisations n’étaient pas en place, les procédures étaient encore embryonnaires. Pour contourner cela, nous avons adopté une approche itérative pour développer notre modèle opératoire, ce qui nécessitait une vision claire et une stratégie bien définie dès le départ.

Le troisième défi a été de sélectionner des systèmes adaptés à nos besoins. Nous avons choisi des outils en fonction de critères rigoureux tels que l’expérience utilisateur, l’innovation, la calibration par rapport à nos besoins, le rapport coût/bénéfices, ou encore la performance. Bien que nous n'ayons pas eu beaucoup d’expérience opérationnelle avec ces outils, nous avons été agréablement surpris par leur performance, avec très peu de déceptions. Enfin, un outil, quel qu’il soit, montre toujours un visage avenant et juvénile dans les premiers jours de son utilisation. Par la suite, il faut faire des arbitrages entre personnalisation, mise à jour vers la nouvelle version, et augmentation des coûts liés à ces évolutions. Nous avons appris à utiliser chaque solution pour ce qu’elle fait de mieux, ce qui nous a conduits à intégrer et maintenir une suite d’outils diversifiés, bien que cela puisse entraîner des coûts plus élevés.

En surmontant ces défis, nous avons pu établir une base solide pour nos opérations RH, permettant à l'entreprise de croître et de s'adapter rapidement aux changements. Cette résilience et cette capacité d'adaptation sont des aspects essentiels de notre succès continu.

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Comment assurez-vous l'alignement des objectifs opérationnels avec les objectifs stratégiques de l'entreprise ?‍

Pour atteindre nos objectifs stratégiques, nous mettons en place un modèle opérationnel cohérent avec notre mission de fournisseur de solutions technologiques innovantes. Nous ne parlons pas simplement d’objectifs opérationnels, mais de systèmes opérationnels ou de modèles opératoires, conçus pour soutenir directement notre stratégie. Ces systèmes doivent servir de moteur pour nos actions, garantissant que chaque initiative et chaque effort quotidien soient orientés vers la réalisation des objectifs à long terme de l’entreprise, en servant efficacement toutes les parties prenantes.

Cette approche intégrée nous permet de maintenir un alignement cohérent entre nos opérations quotidiennes et nos objectifs stratégiques, assurant ainsi une croissance durable et une performance optimale tout en répondant efficacement aux attentes de nos parties prenantes.

En créant un environnement de travail où l’innovation est encouragée et où les processus sont continuellement optimisés, nous garantissons que notre organisation reste agile et prête à relever les défis futurs.

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